Choisir un standard téléphonique adapté à son activité est essentiel pour toutes entreprises et administrations. En effet, le standard téléphonique est l'outil indispensable permettant de communiquer avec ses collaborateurs, clients ou fournisseurs. Choisir un standard téléphonique peut sembler compliquer et décourageant au regard de toutes les offres présentes sur le marché mais il n'en est rien.

Nous aborderons dans ce guide les différents systèmes de téléphonie d'entreprise destinés aux petites comme aux grandes entreprises et administrations, les différents coûts d'installation ainsi que les avantages et les inconvénients des diverses solutions.

L'importance de choisir le bon standard téléphonique

Que vous soyez une petite entreprise ou un administration importante, le standard téléphonique que vous choisirez aura énormément d'importance car il véhiculera votre image auprès de vos interlocuteurs. Si vos interlocuteurs vous entendent mal ou si vous êtes très difficilement joignables alors la perception qu'ils auront de vos services sera négative. A l'inverse, un standard téléphonique parfaitement adapté à votre activité favorisera la perception positive que vos interlocuteurs auront de vos services ce qui pourra vous permettre d'accroître votre activité.

Lorsque vous devrez choisir votre standard téléphonique, il faudra toujours garder à l'esprit que le coût d'acquisition du matériel n'est pas le seul facteur à prendre en compte. En effet, la mise en place d'un standard téléphonique est un investissement sur le long terme ; n'oubliez pas qu'il reflète et véhicule l'image de votre société et qu'il est donc important de choisir un système parfaitement adapté aux différents scénarios d'emission et de réception d'appels que vous êtes et serez amenés à traiter. La mise en place d'un standard téléphonique n'est pas honéreuse, dès lors que vous prenez en compte la manière dont votre système de téléphonie d'entreprise actuel affecte de manière positive ou négative votre activité.

Ne pensez pas uniquement aux fonctionnalités dont vous avez besoin aujourd'hui, mais également à ce dont vous aurez besoin dans le futur pour réduire vos coûts sur le long-terme.

Vous souhaitez recevoir des devis comparatifs pour la mise en place de standard téléphonique ?

Avant de décrocher votre téléphone ou de remplir des formulaires sur des sites internet pour obtenir des devis d'installation de standard téléphonique, il vous faudra déterminer les principales fonctionnalités dont vous aurez besoin pour votre installation téléphonique. En effet, les différentes entreprises que vous pourrez contacter vous renseigneront sur les différents aspects techniques et fonctionnelles de chaque solutions, cependant personne ne connaît mieux que vous votre activité et vos besoins liés à celle-ci.

Voici une liste, non exhaustive, de questions qui vous aidera à bien déterminer vos besoins et qui facilitera également les échanges avec les différents installateurs téléphoniques que vous serez à même de rencontrer.

Combien de lignes téléphoniques sont nécessaires à mon activité ?

Prenez en compte le nombre de collaborateurs devant émettre et recevoir des appels, ainsi que le nombre moyen d'appels que vous recevez dans une journée. N'oubliez pas d'intégrer toutes les lignes nécessaires au fonctionnement des télécopieurs, des terminaux bancaires ou des systèmes d'alarme.

Evolutions possibles de votre installation

Certaines entreprises sont en croissance constante et d'autres évoluent peu ; si vous pensez que vous serez amenés dans les mois ou années à venir, à recruter de nouveaux collaborateurs afin de faire face à une croissance d'activité, pensez à le préciser afin que votre système de téléphonie puisse être évolutif.

Nous vous recommandons fortement de prévoir vos besoins sur les 2 à 3 années à venir. Même si à l'heure actuelle vous n'avez que 4 ou 5 employés, il est parfois moins couteux d'opter au départ pour un système évolutif qui pourra accueillir par la suite de nouvelles lignes et de nouveaux postes téléphoniques, que d'opter pour un système strictement adapté à votre activité et qui deviendra obsolète si celui-ci n'est pas conçu pour pouvoir évoluer en fonction de l'activité.

Pensez aux fonctionnalités souhaitées

Il existe de nombreuses fonctionnalités disponibles sur les installations téléphoniques ; certaines sont intégrées et d'autres sont optionnelles. Voici une liste des principales fonctionnalités pouvant être mises en place sur votre standard téléphonique :

• Répondeur téléphonique
• Transfert d'appel
• Musique d'attente
• CTI (couplage téléphonie / informatique)
• Prédécroché
• SDA (sélection directe à l'arrivée)
• Messagerie unifiée
• Standard automatique
• Taxation
• ACD