Les locations de voitures représentent aujourd'hui près de 15% du budget déplacement d'une entreprise. Ce chiffre devrait croître sensiblement dans les années à venir comme l'indique les données communiquées par les grandes agences de location françaises. A l'inverse le nombre de loueur de voitures augmentant et la concurrence étant très forte, les budgets de location de voitures devraient rester stables.

Il existe plus d'une quinzaine de loueur de voitures sur le marché. Avis, Rent-a-car, Europcar ou encore Sixt et Budget se partagent le marché. Ils offrent tous un large choix de véhicules et sont bien implantés sur tout le territoire national.Dans beaucoup de régions, vous trouverez également des entreprises de location de voitures locales. La plupart de ces entreprises sont situées en dehors des aéroports et ne s'intéressent que très peu au marché des déplacements professionnels.

Ce guide a été élaboré pour vous permettre d'avoir toutes les informations nécessaires à la sélection d'un prestataire lors de vos déplacements professionnels. Vous pouvez choisir de lire ce guide du début jusqu'à la fin ou de vous rendre directement aux points qui vous intéressent.

Les différences

La différence majeure entre les sociétés de location de voitures se fait généralement sur la rapidité à louer et à rendre un véhicule. Pour le reste, le type de véhicules et la qualité des voitures sont assez semblables, car l'ensemble des voitures louées sont récentes et bien entretenues. Ces véhicules sont utilisés jusqu'à 25 000 ou 30 000 kms puis sont ensuite retirés du parc de location.

La rapidité à trouver et à louer un véhicules est différente selon les loueurs de voitures. Certaines agences ont des locaux à l'intérieur même des aéroports ou proche de la sortie, généralement sur les parkings et ce pour vous éviter de faire de longs trajets à la descente de l'avion. D'autres loueurs ont des agences situées en dehors de la zone aéroportuaire afin de pouvoir proposer des tarifs de location moins élevés.

Un certain nombre d'agences de location de voitures proposent également des services de prise de véhicules simplifiées qui vous permettrons de gagner du temps en vous évitant de nombreuses démarches administratives. Ce service est particulièrement appréciable lorsque les files d'attente des agences de location sont bondées suite à l'arrivée successive de plusieurs avions.

Vous pourrez également gagner du temps lorsque vous serez amenés à rendre le véhicule. En effet, il existe aujourd'hui des formules vous permettant de restituer un véhicule sans attendre ; il vous suffit pour cela de garer le véhicule dans le parking du loueur de voitures et de restituer les clés de voiture dans une boîte aux lettres sécurisées.

Au final, tous ces services vous permettront de gagner entre 15 et 20 minutes à chaque voyage. Cependant, vous pourrez uniquement en profiter en optant pour des formules commerciales types "business", "premium", "grand voyageur" ou autres, moyennant une cotisation journalière, mensuelle ou annuelle.

Vous avez donc le choix entre gagner du temps ou maîtriser le coût de votre location de voitures.

Programme de fidélité

Les programmes de fidélité proposer par les loueurs de voitures profitent à tous les clients même les loueurs occasionnels. Avec ou sans droit d'inscription, certains programmes de fidélité vous permettent de faire jusqu'à 20% d'économie sur chaque location de voiture.

En plus d'économies réalisables sur la location d'une voiture, ils offrent également d'autres avantages. Beaucoup de programmes de fidélité offrent des possibilités de surclassement ou de jours de location gratuits. Ils offrent également la garantie d'avoir un véhicule disponible en période de forte demande (vacances scolaires, week-end rallongé, jour férié, etc...), ce qui permet de ne pas être confronté à une situation dans laquelle aucun véhicule n'est disponible.

Stratégie de location

Si votre société dépense plus de 10 000 € par an, en location de voitures, alors il serait plus judicieux de toujours louer les véhicules dans la même société. Cela permet de négocier des remises sur les locations ou de profiter de conditions tarifaires particulières.

Cependant, si votre société dépense moins de 10 000 € par an, il est tout de même possible de profiter d'avantages. Il suffit pour cela de rejoindre différents programmes de fidélité proposer par les enseignes de location de voitures et ainsi sélectionner l'agence dans laquelle le véhicule sera loué en fonction des offres spéciales de la période et de la situation géographique de l'agence de location.

Les tarifs

Les tarifs de location de voitures varient selon le type et la taille du véhicule, la disponibilité de celui-ci et l'enseigne commerciale.

La plupart des sociétés de location de voitures offrent un large choix de tailles et de modèles de véhicules, de la petite citadine à la grosse berline. Généralement, passer dans une gamme de modèles supérieurs n'est pas beaucoup plus couteux exceptés pour les breaks ou les mini-vans.

Les tarifs varient surtout en fonction de la période à laquelle vous souhaitez louer un véhicule. Les prix ont généralement tendance à augmenter si vous louez un véhicule durant une période de long week-end, de vacances scolaires, ou s'il y a un évènement important (salon professionnel, congrès, etc...) à la période ou vous souhaitez vous déplacer.

Conditions particulières de location

• Conducteur de moins de 25 ans

Si vous avez une majorité d'employés de moins de 25 ans, il vous faudra négocier avec la société de location, des conditions particulières pour supprimer les plus-values liés à l'age des conducteurs. En effet, en dessous de 25 ans, les loueurs de voiture facturent des suppléments au tarif de la location.

• Frais d'annulation

Vous pourrez obtenir des tarifs de location de voitures plus intérressants si vous pouvez garantir la réservation. Tout comme les hôtels, les loueurs de voitures favorisent les clients qui n'annulent pas leur réservation.

• Nombre de kilomètres à parcourir

Dans la plupart des cas, si vous avez moins de 100 kms à parcourir durant la période de location de la voiture, vous pourrez alors obtenir un tarif de location préférentiel.

• Louer une voiture à l'heure

Dans certaines agences de location de voitures, vous pouvez louer votre véhicule pour une courte durée (généralement une heure). Si vous devez vous rendre en ville pour un unique rendez-vous, vous pourrez louer un véhicule à coût très réduit.

• Accord-cadre avec votre société

Assurez-vous de bénéficier des tarifs négociés avec votre société si un accord-cadre a été passé. Vous pouvez également demander à profiter d'un tarif lié à une opération promotionnelle, si celui-ci vous permet de louer le véhicule à un tarif plus avantageux que celui négocié avec votre entreprise.

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